Privacyverklaring voor sollicitaties binnen de Glowi groep

Welkom bij Glowi! Wij zijn blij met jouw belangstelling voor onze dienstverlening. We raden je aan om deze privacyverklaring zeer aandachtig te lezen. Hierin geven we informatie over de verwerking van je persoonsgegevens, namelijk welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat je privacy-rechten zijn en hoe je deze kan uitoefenen.

Wij stellen alles in het werk om jouw persoonsgegevens die ons worden toevertrouwd te beschermen en te verwerken op een correcte en transparante wijze, met name in overeenstemming met de geldende Belgische en Europese privacy reglementering, waaronder de Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (de ‘AVG’ of de ‘GDPR’) en de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

Als je solliciteert via de door ons voorziene kanalen (bv. onze website), dan ontvang je deze privacyverklaring voorafgaand aan het doorsturen van je persoonsgegevens. In dat geval bevestig je expliciet dat je deze privacyverklaring gelezen en begrepen hebt.

Wanneer je solliciteert via een andere weg (bv. een e-mail met een open sollicitatie) ontvang je deze privacyverklaring na de eerste contactname. Ga je in dit geval niet akkoord met de bepalingen in deze privacyverklaring? Laat het ons dan onmiddellijk weten, zodat je je kandidatuur kan intrekken. Je kan ook steeds vragen om je persoonsgegevens te raadplegen en deze eventueel aan te passen. Bij gebrek aan een reactie, gaan we ervan uit dat je deze privacyverklaring gelezen en begrepen hebt.

Deze Privacyverklaring voor sollicitaties geldt voor alle ondernemingen binnen de Glowi groep. Dit zijn:

• Stellar nv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0507.761.247, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 52, 3583 Paal.
• Job Expert nv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0449.516.509, met maatschappelijke zetel te Opheldingsweg 2, 3520 Zonhoven.
• Ariël Facilitaire Diensten nv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0424.142.990, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Work Wizards bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0680.710.465, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Quantum Services nv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0680.709.871, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Neat Services bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0686.695.068, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Transformics bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0644.969.925, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Hemano bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0505.768.787, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Het Poetsbureau nv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0831.375.914, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• De Vlijtige Mier bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0847.723.283, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Vrienden van Het Poetsbureau vzw, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0677.996.940, met maatschappelijke zetel te Lummenseweg 83, 3580 Beringen.
• Ozie bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0863.810.338, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Stimmer bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0453.854.882, met maatschappelijke zetel te Kardinaal Mercierplein 2, 2800 Mechelen.
• MOJO bv, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0728.999.738, met maatschappelijke zetel te Hoeksken 27, 9940 Evergem.
• Isobvious BV, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0799.469.545, met maatschappelijke zetel te Diestersesteenweg 56, 3583 Paal.
• Solid Media BV, geregistreerd in het KBO met het ondernemingsnummer BE 0752.699.016, met maatschappelijke zetel te Kempische steenweg 305 bus 300, 3500 Hasselt.

Zij zijn elk verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens (verwerkingsverantwoordelijken in de zin van de GDPR). We zijn per e-mail te contacteren op het volgende e-mailadres: privacy@glowi.be. Heb je een vraag of melding voor een specifieke vennootschap, dan kan je dit aangeven in het onderwerp en/of de mail zelf.

Voor de toepassing van deze privacyverklaring wordt onder ‘persoonsgegevens’ verstaan: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon (‘de betrokkene’).

Als identificeerbaar wordt beschouwd een natuurlijke persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, met name aan de hand van een identificator zoals een naam, identificatienummer, locatiegegevens, een online identificator of van één of meerdere elementen die kenmerkend zijn voor de fysieke, fysiologische, genetische, psychische, economische, culturele of sociale identiteit van die natuurlijke persoon. Het gaat met andere woorden om alle informatie op basis waarvan een persoon kan worden geïdentificeerd. Daartoe behoren bijvoorbeeld uw naam, voornaam, geboortedatum, telefoonnummer en e-mailadres, maar ook uw IP-adres.

Het begrip ‘verwerken’ is heel ruim en dekt onder andere het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, actualiseren, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verspreiden, combineren, archiveren en wissen van gegevens.

Een ‘verwerkingsverantwoordelijke’ is een persoon/onderneming die verantwoordelijk is voor de verwerking van persoonsgegevens omdat hij/zij, eventueel samen met anderen, het doel en de middelen voor de verwerking van de persoonsgegevens vaststelt.

Een ‘verwerker’ is een persoon/onderneming waarop de verwerkingsverantwoordelijke een beroep doet en die ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (bv. diensten voor loonadministratie en IT).

In onderstaande tabel vind je een overzicht van het volgende:

• kolom 1: welke categorieën van persoonsgegevens wij verwerken (de ‘Categorieën van persoonsgegevens’);
• kolom 2: waarom wij dit precies doen (de ‘Doeleinden’);
• kolom 3: op welke rechtsgrond de verwerkingsactiviteit gebaseerd is (de ‘Rechtsgrond’); en
• kolom 4: hoe lang we jouw persoonsgegevens verwerken (de ‘Bewaartermijn’).

Elke verwerkingsactiviteit van je persoonsgegevens gebeurt voor één of meerdere specifieke doeleinden. Algemeen verwerken we jouw gegevens om je aan een job te helpen (al dan niet als uitzendkracht) en om onze klanten-werkgevers jouw profiel te kunnen voorstellen.

Daarnaast is er steeds een aantoonbare rechtsgrond voor elke verwerking. De zes volgende opties zijn daarbij mogelijk van toepassing:

• “Toestemming”: Je hebt ons actief de toestemming gegeven voor de verwerking van die persoonsgegevens voor één of meer specifieke doeleinden;

! We zijn ons ervan bewust dat er in de toekomst mogelijks een “ondergeschikt verband” zal ontstaan, met name een relatie tussen werkgever en werknemer. Daarom zullen we deze rechtsgrond enkel uitzonderlijk gebruiken. Je moet je immers steeds ‘vrij’ voelen om je toestemming al dan niet te geven.

We vragen jouw toestemming alleen als we van oordeel zijn dat dit een extra privacybescherming voor jou kan bieden. Er zullen nooit belangrijke gevolgen verbonden zijn aan het geven of weigeren van je toestemming.

• “Overeenkomst”: De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij je partij bent (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst), of om op jouw verzoek nog vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen (in de zogenaamde precontractuele fase);

• “Wettelijke Verplichting”: De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op ons als verwerkingsverantwoordelijke rust;

• “Vitale Belangen”: De verwerking is noodzakelijk om de vitale belangen van jou of van een andere natuurlijke persoon te beschermen;

• “Algemeen Belang”: De verwerking is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan ons is opgedragen;

• “Gerechtvaardigd Belang”: De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van ons of van een derde, behalve wanneer jouw belangen of grondrechten en fundamentele vrijheden zwaarder doorwegen. We baseren de verwerking hier dus op belangen die – na een afweging van jouw belangen – zwaarder doorwegen. Bij deze belangenafweging houden we rekening met wat je, gelet op onze verhouding, redelijkerwijze mag verwachten.

! Belangrijk voor jou om te weten, is dat je voor deze doeleinden het recht hebt om je tegen deze verwerking te verzetten indien je daar redenen toe hebt (zie 7.6. Recht van bezwaar).

Wij verwerken persoonsgegevens die je ons spontaan bezorgt. Indien bijkomstige persoonsgegevens nodig zijn, zal worden meegedeeld of je al dan niet verplicht bent om deze mee te delen en wat de gevolgen zijn indien je ze niet meedeelt. Het niet meedelen van persoonsgegevens kan ertoe leiden dat wij onze producten en diensten niet kunnen leveren.

In het bijzonder kunnen wij jouw persoonsgegevens ontvangen van volgende bronnen:

• Een vennootschap binnen de Glowi groep;
• Externe dienstverleners die ons informatie verschaffen over de verwerking van uw persoonsgegevens door middel van cookies via de website.

We respecteren het basisbeginsel van de beperkte bewaartermijn. Dat wil zeggen dat we jouw persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk is om de doeleinden te bereiken waarvoor ze worden verwerkt.

Zo kijken we naar de verjaringstermijn van potentiële vorderingen voor het passief van jouw persoonsgegevens om onze rechten te vrijwaren bij een potentieel geschil.

In bepaalde gevallen verplicht de wet of andere regelgeving ons om bepaalde types van documenten (die persoonsgegevens kunnen bevatten) gedurende een minimumtermijn bij te houden.

Daarnaast hebben we voor bepaalde persoonsgegevens een gerechtvaardigd belang om deze gedurende een bepaalde termijn bij te houden, waarbij die termijn in sommige gevallen langer kan zijn dan de minimumperiode die de wet of andere regelgeving ons oplegt. Een voorbeeld hiervan is het bijhouden van persoonsgegevens die nodig zijn om eventuele vragen of geschillen op te lossen die van tijd tot tijd kunnen ontstaan.

Je persoonsgegevens worden in onze wervingsreserve opgenomen voor maximaal 3 jaar. Daarna vragen we je om de gegevens te updaten, dan wel worden ze hieruit verwijderd.

De persoonsgegevens worden steeds zo minimaal en zo gepseudonimiseerd mogelijk bewaard. Na verloop van deze bewaartermijn worden de persoonsgegevens verwijderd uit het systeem.

Je persoonsgegevens worden strikt vertrouwelijk behandeld en worden in geen geval meegedeeld aan derden voor commerciële doeleinden. Binnen onze organisatie zien wij erop toe dat uw persoonsgegevens uitsluitend toegankelijk zijn voor personen die deze nodig hebben om te voldoen aan de voormelde doeleinden.

We delen onze wervingsreserve wel binnen de Glowi groep op basis van het gerechtvaardigd belang. Dit met als doel om de slaagkansen van het vinden van een goede “match” te vergroten. Enerzijds willen we jou een zo breed mogelijk aanbod kunnen bieden aan vacatures en potentiële werkgevers over de vennootschappen heen. Anderzijds willen we voor onze klanten-werkgevers in alle vennootschappen een optimale pool van kandidaten voorzien.

We geven je persoonsgegevens ook door aan potentiële werkgevers. In beginsel doen we dat enkel wanneer we jou hierover eerst hebben gecontacteerd. We toetsen dit dus vooraf met jou af. In uitzonderlijke gevallen geven we aan bepaalde potentiële werkgevers al een selectie van kandidaten door, maar in dat geval zorgen we ervoor dat er passen beschermingsmaatregelen voor jou privacy worden genomen (bv. anonimisering, selecteren van relevante gegevens, …).

In bepaalde omstandigheden geven we jouw persoonsgegevens ook door aan anderen, met name:

• Aan onze leveranciers die wij inschakelen om administratieve en operationele werkzaamheden uit te voeren ter ondersteuning van onze relatie met jou. De leverancier(s) zijn onderworpen aan contractuele en daarnaast wettelijke verplichtingen om de vertrouwelijkheid van alle persoonsgegevens te bewaren en jouw privacy te respecteren, en hebben alleen toegang tot de gegevens die zij nodig hebben om hun taken uit te voeren.

De relevante leveranciers zijn doorgaans IT-leveranciers (die onze IT-systemen hosten of ondersteunen, met inbegrip van informatie over jou), bedrijven voor gebouwenbeheer (die zorgen voor de fysieke beveiliging van onze gebouwen en daarom informatie over jou moeten hebben om toegang tot onze gebouwen te krijgen) en leveranciers van backoffice-, financiële en boekhoudkundige diensten (die gegevens over kandidaten moeten verwerken om crediteuren- en debiteurenrekeningen te verwerken). Zulke leveranciers kunnen ook de leveranciers van cookies of gelijkaardige technologieën zijn, voor meer informatie daarover verwijzen wij naar onze Cookie-policy.

• Aan de overheid of wetshandhavingsinstanties indien wij van mening zijn dat wij daartoe wettelijk verplicht of gemachtigd zijn of dat het verstandig zou zijn dit te doen.

• Aan onze adviseurs die ons bijstaan, zoals een juridisch adviseur en boekhouder.

• Aan potentiële verkopers of kopers en hun adviseurs. Als onderdeel van due diligence met betrekking tot (of uitvoering van) een fusie, overname of andere zakelijke transactie kan het nodig zijn dat wij uw gegevens bekendmaken aan de potentiële verkoper of koper en hun adviseurs.

Wij geven verder geen persoonsgegevens door aan derden, tenzij (a) aan onze rechtsopvolgers of andere verbonden vennootschappen, voor dezelfde doeleinden als deze vermeld in deze Privacyverklaring, (b) wij hiertoe verplicht zijn op basis van dwingende wettelijke bepalingen (bv. doorgifte aan externe organen, zoals toezichthoudende of rechtshandhavingsinstanties) of (c) jij ons daar toestemming voor geeft.

Wij geven jouw persoonsgegevens niet door aan verwerkers of verwerkingsverantwoordelijken in derde landen, tenzij wij hiertoe wettelijk verplicht zouden zijn. Voor zover dergelijke doorgiften nodig zijn, nemen wij de nodige maatregelen om ervoor te zorgen dat jouw persoonsgegevens in hoge mate worden beschermd en dat alle doorgiften van persoonsgegevens buiten de EER rechtmatig plaatsvinden. Indien er een doorgifte plaatsvindt naar een land buiten de EER, waarvoor de Europese Commissie niet heeft vastgesteld dat het land een passend niveau van bescherming biedt, is de doorgifte steeds onderworpen aan een overeenkomst die voldoet aan alle vereisten voor doorgiften aan derde landen, zoals de goedgekeurde standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn vastgesteld door de Europese Commissie. De door de Europese Commissie goedgekeurde standaardbepalingen kan u raadplegen via deze hyperlink.

7.1 Recht van inzage

Je hebt het recht om op ieder ogenblik van ons te vernemen of wij al dan niet jouw persoonsgegevens verwerken. Als wij ze verwerken, dan heb je het recht om deze persoonsgegevens in te kijken en bijkomende informatie te ontvangen over:

• de verwerkingsdoeleinden;
• de betrokken categorieën van persoonsgegevens;
• de ontvangers of categorieën van ontvangers (met name ontvangers in derde landen);
• de bewaartermijn of de criteria ter bepaling van die termijn;
• het bestaan van uw privacy-rechten;
• het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit;
• de bron van de persoonsgegevens indien wij persoonsgegevens via een derde verkrijgen;
• het bestaan van geautomatiseerde besluitvorming.

Als wij je geen toegang kunnen geven tot jouw persoonsgegevens (bijvoorbeeld omwille van een wettelijke verplichting), laten wij je weten waarom dat niet mogelijk is.

Ook kan je een kosteloze kopie, in een begrijpelijke vorm, verkrijgen van de verwerkte persoonsgegevens. Let wel, wij kunnen een redelijke vergoeding vragen om onze administratieve kosten te dekken voor elke bijkomende kopie die je opvraagt.

7.2 Recht op verbetering en aanvulling

Wanneer jouw persoonsgegevens onjuist, verouderd of onvolledig zijn, kan je ons vragen om deze onjuistheden of onvolledigheden te laten verbeteren.

7.3 Recht op gegevenswissing

Je kan ons in bepaalde gevallen vragen om jouw persoonsgegevens te wissen. In dat geval dien je er evenwel rekening mee te houden dat wij jou geen diensten meer kunnen bieden indien je dat wenst.

Houd er ook rekening mee dat je recht op gegevenswissing niet absoluut is. Wij hebben het recht om jouw persoonsgegevens te blijven bewaren wanneer dat nodig is voor, onder andere, de uitvoering van de overeenkomst, de naleving van een wettelijke verplichting of het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering. Wij zullen je daarover nader informeren in ons antwoord op jouw verzoek.

7.4 Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens

Ook heb je het recht om, onder bepaalde voorwaarden, de persoonsgegevens die je aan ons hebt verstrekt voor de uitvoering van de overeenkomst of waarvoor je toestemming hebt gegeven, door ons te laten overdragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke. Voor zover dit technisch mogelijk is, bezorgen wij jouw persoonsgegevens rechtstreeks aan deze nieuwe verwerkingsverantwoordelijke.

7.5 Recht op de beperking van de verwerking

Indien één van de volgende elementen van toepassing is, kan je ons verzoeken om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken:

• je betwist de juistheid van die persoonsgegevens (in dit geval wordt het gebruik ervan beperkt gedurende een periode die ons in staat stelt om de juistheid van de persoonsgegevens te controleren);
• de verwerking van jouw persoonsgegevens is onrechtmatig;
• wij hebben jouw persoonsgegevens niet meer nodig voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar jij hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering;
• zolang er geen beslissing is genomen over de uitoefening van je recht op bewaar tegen de verwerking, kan je verzoeken om het gebruik van jouw persoonsgegevens te beperken.

7.6 Recht van bezwaar

Je kan, op grond van jouw bijzondere situatie, bezwaar maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens, indien deze verwerking kadert in ons gerechtvaardigd belang of in de vervulling van een taak van algemeen belang. Wij staken in dat geval de verwerking van jouw persoonsgegevens, tenzij we dwingende en legitieme gronden voor de verwerking kunnen aantonen die zwaarder wegen dan die van jou, of wanneer de verwerking van de persoonsgegevens verband houdt met het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een rechtsvordering.

7.7 Recht van verzet tegen geautomatiseerde besluitvorming

Je hebt het recht om niet onderworpen te worden aan een volledig automatische beslissing die je aanzienlijk treft of juridische gevolgen heeft.

In drie situaties kan je je niet op dit recht beroepen:

• als een wet dit toelaat (bijvoorbeeld ter voorkoming van belastingfraude);
• als de besluitvorming berust op jouw uitdrukkelijk toestemming; of
• als dit noodzakelijk is voor de totstandkoming, of de uitvoering van de overeenkomst (let wel, hierbij maken wij steeds geval per geval een afweging of er minder privacy bezwarende methoden bestaan om de overeenkomst te sluiten of uit te voeren).

7.8 Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer jouw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van jouw toestemming, kan je deze toestemming te allen tijde intrekken op eenvoudig verzoek.

Om de rechten in voorgaand punt uit te oefenen, kan je contact met ons opnemen via privacy@glowi.be. Om jouw identiteit te kunnen nagaan, vragen wij om een kopie van de voorzijde van je identiteitskaart mee te sturen. Wij vragen je om daarbij het rijksregisternummer en afbeelding op je identiteitskaart onleesbaar te maken. In elk geval zullen wij jouw identiteitskaartgegevens louter verwerken om je identiteit te verifiëren en niet opslaan noch registreren in onze systemen.

Je kan al deze rechten kosteloos uitoefenen, tenzij het verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig zou zijn (bijvoorbeeld vanwege het repetitieve karakter). In dat geval hebben wij het recht om een redelijke vergoeding aan te rekenen of te weigeren om gevolg te geven aan je verzoek.

Glowi heeft veiligheidsmaatregelen ontwikkeld die aangepast zijn op technisch en organisatorisch vlak, om de vernietiging, het verlies, de vervalsing, de wijziging, de niet-toegestane toegang of de kennisgeving per vergissing aan derden van persoonsgegevens te vermijden, alsook elke andere niet-toegestane verwerking van deze persoonsgegevens. Deze maatregelen omvatten onder meer:

• Trainingen aan betrokken personeelsleden om ervoor te zorgen dat zij op de hoogte zijn van de verplichtingen inzake gegevensbescherming wanneer zij persoonsgegevens behandelen;
• Administratieve en technische beveiliging om de toegang tot de persoonsgegevens te beperken tot wat noodzakelijk is (paswoorden, rechtenstructuur, tweefactor authenticatie, …)
• Technische veiligheidsmaatregelen met inbegrip van fire walls, antivirus, … In ieder geval wordt de toegang tot jouw persoonsgegevens beperkt tot die personen die deze informatie redelijkerwijze nodig hebben om hun taak uit te voeren.

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens te beschermen. Als je een klacht hebt over de wijze waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, kan je dit aan ons melden via onze contactgegevens (privacy@glowi.be), zodat wij hier zo snel mogelijk aan kunnen tegemoetkomen.

Je kan ook een klacht indienen bij de toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming. De autoriteit die toezicht houdt op onze organisatie is de Gegevensbeschermingsautoriteit, met de volgende contactgegevens:

Website:
https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

Contactgegevens:
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@apd-gba.be

Om tegemoet te komen aan feedback of om veranderingen in onze verwerkingsactiviteiten te weerspiegelen, kunnen we deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen. Wij nodigen je dan ook uit om steeds de laatste versie van deze privacyverklaring te raadplegen op onze website.

Om jou te informeren wanneer wij de Privacyverklaring het laatst hebben aangepast, zullen wij bij iedere wijziging de datum van herziening op deze pagina aanpassen. De aangepaste Privacyverklaring zal dan gelden vanaf deze datum. We raden je dus aan om op regelmatige tijdstippen deze pagina raad te plegen, om op de hoogte te blijven van de wijzigingen.